SAD: Upphandlingsbevakning
Status: Implemented
Författare: Osvaldo Filliettaz
Granskare: Samhall Arkitekturgrupp
Sammanfattning
Syftet är att införa bevakning av upphandlingar på ett digitalt, icke individberoende sätt. Det innebär ett samarbete med Tendium samt fasa ur samarbete med Opic.
Målet med denna initiativ är: - att åtgärda sårbarhet som idag finns i bevakning av upphandlingar - att effektivisera samarbete mellan sälj, anbud och kalkyl - att minska kostnad för systemstöd
Processen för att samla in och sprida information om inkommande upphandlingar sker idag helt manuellt.
Samhall använder idag Mercell Opic för att få information om kommande upphandlingar genom filter baserade på CPV-koder.
Samarbetet med Opic har successivt minskat över tid. Den tidigare analysfunktionen har ersatts med en Power BI-lösning, eftersom all nödvändig data redan fanns tillgänglig internt.
Opic erbjuder varken ett API eller någon form av automatiserad lösning för att hämta kommande upphandlingar. Det finns inte heller någon standardiserad integration med CRM-system.
All information hanteras av en enskild individ, vilket innebär en hög sårbarhet för företaget och skapar en betydande risk för den avdelning som ansvarar för majoriteten av Samhalls intäkter.
Team: - Pelle Kimvall (Chef Innovationshub) - Helene Lindgren (Chef Säljsupport) - Peter Resell (Chef Anbud) - Osvaldo Filliettaz (Lösningsarkitekt Grupp1 – STT) - Irene Payne (Product Owner Grupp1 – STT)
Bakgrund
Samhall använder i dagsläget Mercell Opic för att bevaka kommande upphandlingar med hjälp av filtrering baserad på CPV-koder*.
Under senare år har samarbetet med Opic minskat. Den tidigare analysfunktionen har fasats ut och ersatts av en Power BI-lösning, då all relevant data redan finns tillgänglig internt.
En begränsning med Opic är avsaknaden av API-stöd eller andra möjligheter till automatiserad datainsamling. Det finns inte heller någon standardiserad integration med Nova, vilket försvårar en effektiv informationsöverföring. Hanteringen av inkommande upphandlingsinformation sker idag manuellt. Det innebär att en enskild person ansvarar för att samla in och distribuera informationen vidare inom organisationen som en lead i Nova. Detta skapar en stor sårbarhet och ett beroende av en individ, snarare än ett robust systemstöd.
Sammantaget innebär detta en affärskritisk risk för den avdelning som genererar merparten av Samhalls intäkter, då informationsflödet kring upphandlingar inte är tillräckligt säkrat eller effektiviserat. Denna SAD är en levande dokument som man ska uppdatera över tiden vid behov.
Affärsbehov
Samhall behöver:
Åtgärda nuvarande sårbarheter i upphandlingsbevakningen Säkerställa en robust och tillförlitlig process för bevakning av upphandlingar genom att ersätta manuella moment med automatiserade lösningar. Syftet är att minska personberoende och risken för att viktig information förbises, vilket i förlängningen stärker verksamhetens motståndskraft och kontinuitet.
Effektivisera samverkan mellan sälj, anbud och kalkylfunktioner Skapa smidigare informationsflöden och ökad transparens mellan avdelningar för att möjliggöra snabbare och mer träffsäkra beslutsunderlag. Genom bättre integration och gemensamma digitala verktyg kan processer för anbudsförberedelser och kalkylering förenklas och samordnas.
Minska kostnader för systemstöd genom konsolidering och automatisering Identifiera och avveckla överlappande system eller manuella rutiner som orsakar höga drift- och arbetskostnader. Genom att införa en mer enhetlig och modern IT-struktur kan totala kostnader för licenser, utbildning och underhåll reduceras över tid.
Nuläge
Hanteringen av inkommande upphandlingsinformation sker idag manuellt. Det innebär att en enskild person ansvarar för att samla in och distribuera informationen vidare inom organisationen som en lead i Nova. Detta skapar en stor sårbarhet och ett beroende av en individ, snarare än ett robust systemstöd.
Under senare år har samarbetet med Opic minskat. Den tidigare analysfunktionen har fasats ut och ersatts av en Power BI-lösning, då all relevant data redan finns tillgänglig internt.
En begränsning med Opic är avsaknaden av API-stöd eller andra möjligheter till automatiserad datainsamling. Det finns inte heller någon standardiserad integration med Nova, vilket försvårar en effektiv informationsöverföring.
Målbild
Med implementation av detta initiativ kommer vi att: Åtgärda nuvarande sårbarheter i upphandlingsbevakningen\ Säkerställa en robust och tillförlitlig process för bevakning av upphandlingar genom att ersätta manuella moment med automatiserade lösningar. Syftet är att minska personberoende och risken för att viktig information förbises, vilket i förlängningen stärker verksamhetens motståndskraft och kontinuitet.
Effektivisera samverkan mellan sälj, anbud och kalkylfunktioner\ Skapa smidigare informationsflöden och ökad transparens mellan avdelningar för att möjliggöra snabbare och mer träffsäkra beslutsunderlag. Genom bättre integration och gemensamma digitala verktyg kan processer för anbudsförberedelser och kalkylering förenklas och samordnas.
Minska kostnader för systemstöd genom konsolidering och automatisering\ Identifiera och avveckla överlappande system eller manuella rutiner som orsakar höga drift- och arbetskostnader. Genom att införa en mer enhetlig och modern IT-struktur kan totala kostnader för licenser, utbildning och underhåll reduceras över tid.
Initiativ kommer även främja ytterligare innovationer inom skapande av Mervärde och den s.k. ”Snabbfakta” via AI-tjänst som diskuteras separat i en annan initiativ.
Koppling till befintliga CAD-dokument [Obligatorisk vid behov]
Finns koppling till CAD? - [X] Ja - [ ] Nej
Om ja, dokumentera:
| CAD-dokument | Typ av koppling | Påverkan på denna SAD |
|---|---|---|
| CAD-Upphandlingsbevakning | Påverkar | Beslut av systemstöd |
Omfattning
Ingår
- Prenumeration på Tendiums SaaS-tjänst
- Etablering av integration från en kommande upphandling till ett Lead i Nova
- Utfasning av Opic Mercell
Avgränsningar
- Initiativ avser endast bevakning av kommande upphandlingar och integration av relevanta information till Nova.
- Hantering och skapande av Anbud utifrån bevakning ligger utanför denna initiativ samt etablering av smarta AI funktioner som ska kunna sammanfatta och hitta svar på anbud
Arkitekturdiscipliner
Enterprisearkitektur
Ett datadriven Samhall - Digitalisering av ett manuellt informationsflöde Processen för insamling och distribution av upphandlingsinformation automatiseras via integration mellan Tendium och Nova (Dynamics 365 Sales) genom APIM. Det eliminerar manuella moment och skapar ett pålitligt, kontinuerligt informationsflöde.
Möjliggörare för vidare innovation via bland annat AI Lösningen lägger grunden för ett parallellt initiativ – användning av Azure AI Foundry för att automatgenerera Snabbfakta och mervärde via AI, vilket arkitekturgruppen redan välkomnat positivt.
Avveckling av föråldrat systemstöd Samarbetet med Opic Mercell fasas ut och ersätts av en modern, API-baserad lösning och målet att minska licens- och underhållskostnader.
Viktiga beslut/avvägningar: - Vidare undersökning av Tendium visar att plattformen saknar en färdig koppling mot Dynamics 365, varför en integration via APIM ingår i initiativet.
Verksamhetsarkitektur
Process som direkt påverkas av denna: Hela hantering av offentliga upphandlingar vilket är ansvarig för majoriteten av Samhalls intäkter och erbjudande av uppdrag till våra medarbetare.
Roller som direkt påverkas av denna - Anbudschef - Anbudsspecialist - Säljare inom Offentliga upphandlingar
Förändrat arbetssätt i verksamheten Sälj kommer inte längre vara beroende av en individ för att bevaka kommande upphandlingar vilket skapade stor sårbarhet. Säljare kommer själv kunna bevaka kommande upphandlingar utifrån Samhalls fördefinierade segment i Tendium. Med en knapptryck kommer upphandling skickas till Nova för vidarehantering i befintlig säljprocess för anbudsförfarande.
Styrning och uppföljning av verksamhetseffekt Nära samarbete mellan anbudschef, produktägare och lösningsarkitekt möjliggör CI/CD, i nära samverkan med leverantören. Snabba fakta och smarta uppgifter som skapas i Tendium används av en GPT, skapad av Anbud, för snabb genomgång av underlag – för att tydliggöra vad som behöver besvaras.
Eliminering av personberoende Idag hanteras all upphandlingsinformation av en enskild person, vilket utgör en affärskritisk sårbarhet. Lösningen ersätter detta med ett automatiserat systemstöd som säkerställer kontinuitet oberoende av individ.
Stöd för processerna Sälj, Anbud och Kalkyl Lösningen skapar smidigare informationsflöden och ökad transparens mellan avdelningarna, med automatiskt leadskapande i Nova baserat på CPV-filter och automatisk tilldelning till rätt säljare.
Förbättrad informationssäkerhet Övergången från manuell hantering (e-post, lokal lagring) till API-driven integration ger spårbarhet och rollbaserad åtkomstkontroll.
Viktiga beslut/avvägningar: - GO för Tendium som systemstöd för upphandlingsbevakning
Processflöde (Mermaid, BPMN-liknande):
Informationsarkitektur
Detta ska alltid beskrivas:
- Informationsobjekt, begrepp och definitioner
- Informationsägarskap, datakvalitet och masterdata
- Informationsklassning, livscykel och gallring
Bidrag i denna lösning:
(blank line here) | Begrepp | Definition | |---|---| | Upphandling | Offentlig upphandling identifierad och bevakad via Tendium, filtrerad med hjälp av CPV-koder | | Lead | Informationsobjekt i Nova (Dynamics 365 Sales) | | CPV-kod | Common Procurement Vocabulary – standardiserad europeisk kod som används för att klassificera och filtrera relevanta upphandlingar | | Snabbfakta | AI-genererad sammanfattning av upphandlingsunderlag i Tendium | | Smarta uppgifter | AI-genererade arbetsuppgifter kopplade till ett Lead i Nova | Viktiga beslut/avvägningar:
- [Beslut eller avvägning]
Informationsmodell (Mermaid, ER-diagram):
Lösningsarkitektur
Komponenter och tjänster
| Komponent | Beskrivning |
|---|---|
| Tendium | SaaS-tjänst för bevakning och analys av offentliga upphandlingar. Primär datakälla |
| Nova (Dynamics 365 Sales) | Samhalls CRM-system. Mottagare av upphandlingsdata i form av Leads |
| APIM (API Management) | Integrationsplattform som hanterar kommunikation mellan Tendium och Nova |
| Opic Mercell | Befintlig tjänst under utfasning |
Integrationer och informationsflöde
| Flöde | Beskrivning |
|---|---|
| Tendium → APIM → Nova | Upphandlingsdata hämtas via API, filtreras på CPV-koder och skapas automatiskt som Lead i Nova |
| Tendium → Nova (statusuppdatering) | Förändringar i upphandlingsstatus eller dokument i Tendium speglas automatiskt i Nova |
| Nova → AM/SAM | Leads tilldelas till en Account Manager via inbyggd funktionalitet i Dynamics 365 Sales |
Mjukvaroarkitektur
- Integrationen är byggd i enlighet med Samhalls befintliga integrationsstandarder, vilket tillhandahåller spårbarhet, skalbarhet och ett robust säkerhetsskydd.
- Test, deployment och versionhantering följer befintliga riktilinjer.
Infrastrukturarkitektur
Lösningen levereras som en SaaS-tjänst och omfattas av en avtalsreglerad servicenivå (SLA) som säkerställer tillgänglighet och driftstabilitet. Integrationen är utformad i enlighet med Samhalls befintliga integrationsstandarder, vilket tillhandahåller spårbarhet, skalbarhet och ett robust säkerhetsskydd.
Avstämning mot 9 arkitekturprinciper [Obligatorisk]
Referens: Arkitekturprinciper
| Princip | Status (Ja/Delvis/Nej/N/A) | Kort motivering |
|---|---|---|
| 1. Digitalisering först | Ja | |
| 2. Ett datadrivet Samhall | Ja | Ett pålitligt bevakning och integration till Nova möjliggör beslutsfattning baserad på data, inte individ |
| 3. Designa utifrån verksamhetsperspektiv | Ja | Löser ett riktig problem för verksamhet |
| 4. Informationssäkerhet | Ja | Åtkomst till data för bevakning och i Nova följer alltid rollbaserad i Entra |
| 5. Informationsdelning | Ja | Information flödar digitalt via integration och lever i CRM istället för e-post |
| 6. Gemensam terminologi och definitioner | Ja | |
| 7. Återanvänd före köp, köp före bygg | Delvis | Köp före bygg |
| 8. Viktiga komponenter centraliseras | Ja | Tjänsten ligger under förvaltning inom STT för båda support och CI/CD |
| 9. Drift i molnlösningar | Ja | SaaS tjänst |
Säkerhetskrav och kontroller
| Område | Krav | Vald kontroll/åtgärd | Ansvar |
|---|---|---|---|
| Åtkomst | Rollbaserad | [Beskriv] | Roll |
| Spårbarhet | Ja | [Beskriv] | [Roll/team] |
Kvarstående säkerhetsrisker
N/A
Tekniska val
| Område | Val | Motivering |
|---|---|---|
| Upphandlingsbevakning | Tendium | Vald plattform för bevakning av upphandlingar |
| Integration | APIM | Etablerad plattform för dataintegration |
| CRM | Dynamics 365 Sales (Nova) | Huvudplattform för omrpde 'Kunder' i plattformstrategi |
Risker och begränsningar
| Risk | Sannolikhet | Påverkan | Mitigering |
|---|---|---|---|
| Teknisk komplexitet | Låg | Medel | Säkerställ att rätt teknisk kompetens finns inom STT, Etablera samarbete med Tendium för vidareutveckling och regelbundet avstämning |
| Support och felhantering | Låg | Medel | Inblanda verksamhetsstöd i implementationsfas, Utbilda supportorganisationen som kan bistå med snabb hjälp vid driftproblem. |
Alternativa lösningar
| Alternativ | Fördelar | Nackdelar | Varför inte valt |
|---|---|---|---|
| Utveckla ett separat systemstöd för att hämta upphandlingar med anpassad möjlighet till att skapa/redigera egna filter | Licenskostnader | Kostnad, Komplexitet, Teknikskuld som egen utveckling medföljer | pga Nackdelar |
| MS 365 Sales | Platform på plats, förvaltning finns | Kräver större anpassningar plus integrationer, funktionalitet ligger utanför standard | pga Nackdelar |
| Responsive.io | Ledare i branschen | Kostnad, Komplexitet, Lämplig för företagen som hanterar många komplexa förfrågningar | pga Nackdelar |
| Loopio | Centraiserad DB för snabbare svar, bra teamfunktion och samarbete | Begränsad funktionalitet och integrationer | pga Nackdelar |
| Tendium | RFP-plattform med fokus på offentlig upphandling, Specialiserad på svenska upphandlingar, Integrerad mot CRM, Enkel att använda, Kostnader | Begränsad till den svenska marknaden | VALD, se fördelar |
Bilagor
Versionshistorik
| Version | Datum | Förändring | Författare |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2025-05-30 | Godkänd efter uppdatering av lösningskoncept/integrationsmönster | Osvaldo Filliettaz |